As reuniões da Conferência têm lugar uma vez por ano, no país de acolhimento do acontecimento-âncora, a saber, os Jogos Desportivos da CPLP ou a Bienal de Jovens Criadores da CPLP. Orientada por uma agenda e um plano de trabalho previamente acordados, são antecedidas de reuniões das Comissões de Juventude e Desporto e da reunião de Diretores Gerais.
A reunião da Conferência, é o órgão deliberativo da organização, com as competências, elencadas no Regimento:
ACORDO DE COOPERAÇÃO
O Acordo de Cooperação nos domínios da Juventude e do Desporto é o instrumento político que dá corpo à Conferência de Ministros da Juventude e Desporto da CPLP, que visa a promoção e o impulsionamento de ações de interesse comum no espaço da Comunidade de Países de Língua Portuguesa.
A Conferência de Ministros da Juventude e Desporto da CPLP tem como atos fundacionais a primeira reunião multilateral de responsáveis governamentais pela área do Desporto, realizada em 1990 (Lisboa, Portugal), e a primeira Cimeira de Ministros da Juventude dos Países de Língua Portuguesa, realizada em 1996 (Lisboa, Portugal).
Em 2007 (Mindelo, Cabo Verde), foi assinado o primeiro Acordo de Cooperação que instituiu a Conferência de Ministros responsáveis pela Juventude e pelo Desporto da CPLP, cujo texto original foi objeto de revisão em 2012 (Mafra, Portugal) e em 2019 (Luanda, Angola).